Lorsqu’on anime un blog, la principale difficulté est de le faire connaitre. Pour développer l’audience, les événements inter-blogueurs sont très intéressants.

Le principe est simple. Un organisateur propose un thème et fixe quelques règles.

Tous ceux qui sont intéressés publient un article sur leur blog, le proposent à l’organisateur qui le citera sur son blog puis fera un ebook publié sur  les blogs de tous les participants.

« A la croisée des blogs » organise un événement tous les mois.

Il est rare que je puisse participer. En effet, il faut respecter le thème et je tiens à faire un article ayant un rapport avec le lean.

Pour ceux qui le découvriraient à la lecture de cet article, le lean est une méthode d’amélioration continue développée par Toyota à la fin de la seconde guerre mondiale. Si vous souhaitez en savoir plus, je vous encourage à lire « le lean en bref » en cliquant ici.

L’édition du mois de septembre est organisée par Mathieu du blog penser et agir avec pour thème :

Penser et Agir, à quel moment devez-vous passer à l’action ?

A quel moment passer à l’action ? c’est simple … dès que vous ou votre équipe serez en mesure d’agir efficacement !.

Imaginez votre capacité à agir ainsi que celle de votre équipe comme un tuyau. Son diamètre est limité (et non élastique ) . Ne mettez pas plus dans le tuyau que ce qu’il est capable d’absorber. Apprenez à résister à la tentation (et, plus difficile, aux pressions  ).

En sortie de votre tuyau, les résultats seront une conséquence directe de ce que vous y aurez mis. Mettez en trop en même temps, des projets trop gros, trop vagues, trop complexes … et la récolte sera maigre.

Si votre tuyau est opaque, vous ne verrez pas ce qui se passe à l’intérieur, vous ne pourrez pas réagir … et les résultats se feront attendre.

Trois bonnes habitudes (issues du lean) à mettre en place et, vous aussi, vous saurez repérer le bon moment pour agir et sans grand risque d’erreur.

Première habitude : choisissez ce que vous allez « mettre dans le tuyau »

C’est sûr, vous avez beaucoup de misère à gérer, encore plus d’idées, toutes plus géniales les unes que les autres à mettre en œuvre. Malheureusement, vous ne pouvez pas tout faire en même temps.

Il faut choisir mais … choisir c’est aussi abandonner !

Quels sont les trois sujets que vous êtes capables de traiter (traduisez finir, éradiquer …) dans les trois mois à venir ?

« Traiter tous les problèmes qualité de tous les produits du groupe » n’est pas un bon sujet. Il est trop gros, trop vague, trop long. « Zoomer » et « zoomer » encore jusqu’à obtention d’une cible atteignable en trois mois et placée sous votre domaine de responsabilités.

Ecrivez ces trois priorités sur une feuille de format A4 et affichez la.

Et maintenant ?

Au jour le jour, des problèmes vont surgir, des idées jaillir. Apprenez et enseignez à votre équipe que la seule urgence est de ne pas laisser se perdre la bonne idée ou l’opportunité de progresser. Demandez leur de l’écrire immédiatement sur un post-it et … de continuer leur travail.

Il s’agit probablement d’un problème qui traine depuis des semaines. Il peut bien attendre demain .

Parce que demain, comme tous les jours, vous ferez votre réunion de démarrage, vous examinerez tous les post-its et déciderez ou pas de les lancer.

Sans hésiter,  vous laisserez les post-its qui ne répondent pas aux 3 priorités, dans la liste « en attente de planification » et vous laisserez les autres passer à la suite.

Deuxième habitude : veillez à la qualité de ce que vous mettez dans le « tuyau »

L’action qui se cache derrière le post-it est- elle claire ?

Qu’attend on en sortie ? la mise en œuvre de quelque chose de précis ? un état des lieux ? une liste de solutions possibles avec avantages/inconvénients de chacune d’elles ? la réparation d’une machine ?

N’hésitez pas à compléter le post-it pour que « ce qui doit sortir du tuyau » soit clair pour tout le monde

S’il s’agit d’un problème, la recherche des causes a-t-elle été faite ? correctement ? ou s’apprête t’on à partir sur une idée préconçue ? Dans le doute, transformez le post-it pour lancer une résolution de problèmes.

Faut il rester sur un post-it (il faut moins de 10 jours pour le traiter) ou passer sur un projet ? Dans ce cas, faites un post-it pour rédiger la fiche projet (appelée le A3, cliquez ici pour en savoir plus).

L’action est maintenant claire pour tout le monde.

Pour décider de passer à l’action, il ne vous manque qu’une information : que se passe t’il actuellement dans le tuyau ?

Troisième habitude : rendez votre « tuyau » visuel

La clarification du post-it vous permet de savoir qui peut le prendre en charge … sous réserve d’en avoir le temps.

Si vous me suivez depuis le début, vous connaissez le tableau d’amélioration continue. Pour les autres, en quelques mots, il s’agit d’un tableau avec les jours en abscisse et les membres de l’équipe en ordonnée. Si vous vous engagez à faire quelque chose pour vendredi prochain, le post it résumant votre engagement sera en face de votre nom et de vendredi. Vous pourrez en découvrir plus sur cet outil en cliquant ici ou quelques exemples en cliquant ici.

Vous avez sous les yeux l’ensemble des engagements de votre équipe, vous voyez ce qui est en retard. En un coup d’œil, vous voyez si vous allez continuer à « charger la mule » et engorger le système ou si vous pouvez raisonnablement mettre l’action en chantier.

Si la personne la plus appropriée ne peut pas faire, n’y a-t-il pas sur votre tableau quelqu’un qui pourrait aussi le faire ? il faudra peut être la coacher plus mais c’est aussi un moyen de la faire grandir et de développer la polyvalence (et indirectement d’accroitre votre capacité à agir) ?

Si vous ne trouvez personne, laissez le post-it en attente, vous le reprendrez demain ou plus tard (souvenez-vous que le sujet n’est en plus à deux jours près et que le lancer sans capacité pour le traiter ne fera que le retarder  )

Si vous le lancez, donnez le à la personne qui devra le traiter et demander lui de le placer sur le jour où elle se sent capable de le finir.

N’oubliez pas de la challenger. Et dans les deux sens : il y a ceux qui se prennent des coussins confortables et il y a de doux rêveurs qui sous estiment et le temps qu’il faut et la charge qu’ils ont déjà.

Chaque jour, à la réunion de démarrage, revoyez tous les engagements du jour ; Lorsque « ça dérape », agissez immédiatement pour rétablir la fluidité dans votre « tuyau ».

Avec ces 3 habitudes, vous aurez une machine de guerre pour agir efficacement et obtenir des résultats … époustouflants.

A bientôt

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